To Telewerk or Not To Telewerk: That's the question!
Maandelijkse aangifte met betrekking tot het telewerk
De regering heeft tevens beslist dat het toezicht op de naleving moet versterkt worden. Daarom moeten alle werkgevers vanaf de maand april voor elke maand een beperkt aantal gegevens aan de RSZ meedelen.
-
Het aantal personen werkzaam bij onderneming. Wanneer de onderneming over meerdere vestigingseenheden beschikt, dient dit per vestigingseenheid vermeld.
-
Het aantal personen werkzaam bij onderneming die een functie uitoefenen die niet telewerkbaar is. Wanneer de onderneming over meerdere vestigingseenheden beschikt, dient dit per vestigingseenheid vermeld.
De sociale inspectiediensten zullen deze data als referentiepunt hanteren wanneer zij het naleven van het telewerk controleren. Wie een telewerkbare functie vervult, maar toch in het bedrijf aanwezig is, zal zijn of haar aanwezigheid moeten kunnen verantwoorden.
Wie doet de aangifte?
De verplichting geldt voor alle werkgevers, behalve die ondernemingen die verplicht volledig gesloten zijn.
Degene die de aangifte wil verrichten dient zich aan te melden aan de hand van zijn e-ID, Itsme of de andere technische mogelijkheden die door het toegangssysteem CSAM worden aangeboden.
Er zijn in dit geval meerdere mogelijkheden:
-
De onderneming is reeds gekend in het toegangssysteem CSAM en de persoon die in naam van de onderneming een aangifte wil indienen, heeft reeds toegangsrechten die zijn toegekend door de onderneming. In dit geval kan hij zich aanmelden als vertegenwoordiger van de onderneming.
-
De onderneming is reeds gekend in het toegangssysteem CSAM maar de persoon die in naam van de onderneming een aangifte wil indienen, heeft nog geen toegangsrechten die zijn toegekend door de onderneming. In dat geval kan de Hoofdtoegangsbeheerder van de onderneming die rechten toewijzen via de onlinedienst Toegangsbeheer. Als dit gebeurd is, kan hij zich aanmelden als vertegenwoordiger van de onderneming.
-
De onderneming is nog niet gekend in het toegangssysteem CSAM of de persoon die in naam van de onderneming een aangifte wil indienen, heeft nog geen toegangsrechten die zijn toegekend door de onderneming. In dit geval wordt ook toegelaten dat de persoon zich aanmeldt als burger met zijn e-ID, Itsme of de andere toegelaten systemen. Wanneer men zich aanmeldt als burger dient men in de aangifte te verklaren dat hij of zij als gevolmachtigde van de onderneming optreedt. De onderneming ontvangt altijd een bevestiging van de aangifte.
-
Heeft uw onderneming meerdere vestigingseenheden? In dit geval geschiedt de aangifte steeds per vestigingseenheid. Het is niet nodig dat één persoon in één keer alle aangiften voor de hele onderneming doet. U kan deze opdracht ook doorgeven aan één of meerdere lokale verantwoordelijken Ondernemingen met meer dan 20 vestigingseenheden kunnen de gevraagde gegevens met betrekking tot alle vestigingseenheden indienen via de toepassing aan de hand van een gestructureerd excelbestand.
Wanneer moet de aangifte gebeuren?
Deze aangifte heeft betrekking op het aantal werknemers op de eerste werkdag van de maand en wordt uiterlijk ingediend op de zesde kalenderdag van de maand.
-
De situatie op de eerste werkdag van april 2021 dient aangegeven op uiterlijk dinsdag 6 april 2021
-
De situatie op de eerste werkdag van mei 2021 dient aangegeven op uiterlijk donderdag 6 mei 2021
-
De situatie op de eerste werkdag van juni 2021 dient aangegeven op uiterlijk zondag 6 juni 2021
Hoe vult u de aangifte in?
> Duid aan of uw onderneming over één of meerdere vestigingseenheden beschikt. Bij meerdere vestigingseenheden identificeert u de vestigingseenheid aan de hand van het vestigingseenheidsnummer.
-
Met vestigingseenheid wordt bedoeld: een plaats (gekend met een adres) waarop of van waaruit een hoofd- of nevenactiviteit van de onderneming wordt uitgeoefend (bv. exploitatiezetel, afdeling, atelier, fabriek, magazijn, bureau, winkel...). De vestigingseenheden van uw onderneming kunt u opzoeken in de Public Search van de Kruispuntbank van Ondernemingen.
-
Elke vestigingseenheid is gekend in de Kruispuntbank van Ondernemingen met een eigen identificatienummer, het vestigingseenheidsnummer. Dit nummer is niet hetzelfde als ondernemingsnummer (KBO-nummer) van uw bedrijf. Uw vestigingseenheidsnummers kunt u opzoeken in de Public Search van de Kruispuntbank van Ondernemingen.
-
Ondernemingen met meer dan 20 vestigingseenheden kunnen de gevraagde gegevens met betrekking tot alle vestigingseenheden indienen via de toepassing aan de hand van een gestructureerd excelbestand.
> Vul het aantal personen werkzaam bij de onderneming.
-
Het gaat om een foto van uw onderneming op de eerste werkdag van de maand (1 april, 3 mei en 1 juni). Indien de onderneming over meerdere vestigingseenheden beschikt, dient het aantal personen werkzaam in de vestigingseenheid ingevuld te worden.
-
U vermeldt het totale aantal werknemers die de onderneming in dienst heeft (= gebonden door een arbeidsovereenkomst, leerovereenkomst, statuut,…). Voor flexi-werknemers wordt gekeken naar de lopende raamovereenkomsten. Langdurig zieken en personen in tijdskrediet worden ook meegeteld, evenals medewerkers met een ambulante functie (vb koeriers, inspecteurs,…).
-
Maakt uw onderneming op een structurele basis gebruik van uitzendkrachten of werkt er structureel personeel van een andere werkgever in uw vestigingseenheid (bijvoorbeeld onderaannemers, gedetacheerden, bewakingspersoneel,…), dan voegt u het aantal, dat op vermelde data bij u actief is, toe aan het totaal.
-
Dit geldt ook indien er in uw onderneming personen op zelfstandige basis structureel aan het werk zijn (consultants, vennoten, ...). Het gaat dus niet om punctuele aanwezigheden, zoals voor herstellingen, schoonmaak, onderhoud,...
-
Uitzendkantoren moeten enkel het eigen personeel aangeven, niet de uitzendkrachten die in principe elders werkzaam zijn. Zij worden geteld bij de gebruiker. Hetzelfde geldt voor ondernemingen die personeel ter beschikking stellen van of structureel laten presteren in een andere onderneming.
> Vul het aantal het aantal personen werkzaam bij uw onderneming met een niet-telewerkbare functie in.
-
Met niet-telewerkbare functie wordt bedoeld, elke functie die van nature ter plaatse moet uitgevoerd worden, bijvoorbeeld arbeiders, technische bedienden, onthaalpersoneel, keukenpersoneel, schoonmaakpersoneel, administratieve medewerkers die hun opdrachten niet van thuis kunnen verrichten, ambulante functies zoals inspecteurs, koeriers, thuiszorg...
-
Het gaat om een foto van het aantal personen werkzaam inuw onderneming op de eerste werkdag van de maand. Indien de onderneming over meerdere vestigingseenheden beschikt, dient het aantal personen werkzaam in de vestigingseenheid ingevuld te worden. Personen die uitzonderlijk aanwezig zijn omdat zij bijvoorbeeld materiaal moeten ophalen, bepaalde documenten uitprinten of een evaluatiegesprek moeten houden, kunnen dit verantwoorden en worden niet opgenomen worden in het aantal niet-telewerkbare functies. Hetzelfde geldt voor directieleden en personen die behoren tot het lijnmanagement (bijvoorbeeld ploegbazen, teamchefs,...).
-
Maakt uw onderneming op structurele basis gebruik van uitzendkrachten of werkt er structureel personeel van een andere werkgever in uw vestigingseenheid, dan voegt u het aantal personen zonder telewerkbare functie, dat op vermelde data bij u actief is, toe aan het totaal.
-
Hetzelfde geldt voor de personen die op zelfstandige basis structureel aanwezig zijn.
-
Zowel voor de vermelding van het totaal aantal werkzame personen als voor het aantal niet-telewerkbare functies, kan een wijziging / rechtzetting nog gebeuren door opnieuw een aangifte te doen met het totaal aantal werkzame personen in de onderneming / vestiging op de eerste werkdag van de maand en het aantal niet-telewerkbare functies. De laatst doorgestuurde aangifte vervangt de voorafgaande aangiftes.
> Vul de contactgegevens in waarop de overheid u kan bereiken voor verdere informatie.
> Controleer het overzicht van de aangifte, en dien uw aangifte in.
Na de aangifte wordt een ontvangstbevestiging gestuurd naar het opgegeven e-mailadres en naar de e-Box van de onderneming.
Nog geen toegang tot e-Box?
> Is uw onderneming geregistreerd in CSAM? Dan hebt u een e-Box en kunt u ermee aan de slag.
> Is uw onderneming niet geregistreerd in CSAM? Dan moet u zich eerst registreren. Dat doet u door een Hoofdtoegangsbeheerder aan te stellen in het Beheer der Toegangsbeheerders. Zodra de registratie uitgevoerd is, ontvangt uw onderneming automatisch een e-Box.
Raadpleeg de Stap-voor-stapgids van CSAM voor een beschrijving van de registratieprocedure.
Bron : RSZ en Ministerieel besluit van 26 maart 2021 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken. BS 26 maart 2021, bl. 29296.